Tổ Chức Công Việc Theo Khoa Học

Lời tựa

Quyển sách được xuất bản trên khắp thế giới và biên dịch hơn 14 thứ tiếng đã khẳng định nội dung và chủ đề thật hấp dẫn của nó. Một thành công như thế tất nhiên phải có sự hợp tác của rất nhiều người ở nhiều quốc gia khác nhau để cùng đúc kết và rút ra những kinh nghiệm quý báu. Tất cả chỉ nhằm mục đích tổ chức công việc một cách khoa học sao cho bạn có thể tiết kiệm được thời gian mà công việc lại thu nhiều kết quả. Trong số người đang bận rộn, phải kể đến những nhà doanh nghiệp, họ là người trực tiếp xử lý khối lượng công việc rất lớn. Nếu không theo phương pháp khoa học, họ khó có thể đạt được thành công. Mặt khác, cùng với bước phát triển xã hội nhu cầu của mỗi cá nhân ngày càng gia tăng nên mọi người càng phải làm thêm nhiều việc nữa để có tiền đáp ứng nhu cầu riêng. Công việc vì thế lại gia tăng hơn nữa, khiến chúng ta lúc nào cũng cảm thấy không đủ thời gian để làm việc.

Cũng có người cho rằng phải giảm bớt nhu cầu để cuộc sống được thanh thản hơn. Tuy nhiên, nếu có được phương pháp làm tiết kiệm thời gian và tăng năng suất lao động thì phương pháp đó không thể bị xem là thừa thãi.

Bảy năm trước đây, trong lần xuất bản đầu tiên, chúng tôi đã đặc biệt chú trọng cải tiến và đưa ra phương pháp hữu hiệu để giải quyết vấn đề này. Chúng ta hãy thử nghĩ về công năng của máy vi tính. Tại sao chúng xử lý nhiều công việc phức tạp một cách nhanh chóng? Chính vì chúng được lập trình một cách khoa học. Nghĩa là máy tính xử lý công việc một cách có trình tự và khôn khéo, không như sự tùy tiện, vụng về của chúng ta. Vì lẽ đó, tập sách ra đời với sự đúc kết nhiều kinh nghiệm của nhiều người hơn 15 năm qua, nhằm giúp bạn tổ chức công việc sao cho có hiệu quả. Tất nhiên không thụ động như máy tính nhưng theo phương pháp khoa học để bạn có thể tiết kiệm được thời gian đồng thời công việc cũng đem lại nhiều kết quả hơn.

Khái quát

• Có khi nào bạn luôn cảm thấy thiếu thời gian không?
• Có khi nào bạn cảm thấy mình có quá nhiều việc phải làm?
• Có khi nào bạn cảm thấy mình bị công việc chôn vùi?
• Có khi nào bạn cảm thấy mình bị chôn sâu dưới đống giấy tờ hỗn độn của công ty?
• Bạn có mong muốn ngày dài hơn nữa để có thể giải quyết công việc?
• Bạn có thường làm việc thêm giờ vào ban đêm hoặc cuối tuần để giải quyết phần việc còn lại trong ngày?
• Bạn có cảm thấy bực dọc khi chưa hoàn thành công việc?
• Có khi nào bạn nghĩ rằng mình sẽ không thể sống thọ với kiểu làm việc bận rộn như thế?
• Bạn có cho rằng mình đang thực sự làm việc để phục vụ cho yêu cầu công việc?
• Bạn có mong muốn tiết kiệm thời gian để giải quyết được nhiều việc hơn?
• Bạn có muốn được rảnh rỗi để đi nghỉ cuối tuần không?

Khi nêu lên những câu hỏi như vậy, hầu hết mọi người đều trả lời "có". Nếu bạn cũng trả lời tương tự thì rõ ràng bạn đang cần một phương pháp giải quyết công việc. Một điều đáng mừng là bạn hoàn toàn có thể vượt qua những trở ngại nếu như bạn biết cách tổ chức công việc.

Nguyên nhân

Tại sao mọi người đều cảm thấy mình không đủ thời gian để làm việc? Câu trả lời rất đơn giản. Mặc dù mọi người đều có phương án hành động trước khi bước vào công việc nhưng tổ chức công việc một cách khoa học và đạt được kết quả tối ưu lại là vấn đề khác. Ai cũng có thể tự mình phác họa một kế hoạch chi tiết, một biểu mẫu quảng cáo, sắp đặt một cuộc thương thuyết nhưng họ không thể tổ chức công việc một cách hiệu quả đúng theo kỳ hạn trong khi phía trước còn rất nhiều sự cố bất ngờ đang chờ đợi.

Bạn tôi cũng cùng một quan điểm và anh ta nhận xét rằng: Bạn có thể bước vào cổng trường đại học, tiếp thu kiến thức, có được việc làm. Nhưng mọi vấn đề sẽ bắt đầu nảy sinh từ đó. Bởi lẽ không ai có thể nhớ hết hoặc ghi lại hết tất cả những điều đã học; và nếu có ghi chép thì họ vẫn không thể dễ dàng truy cập lại thông tin.

Trong quá trình làm việc, tôi đã gặp khá nhiều người vừa tài giỏi vừa thông minh. Họ là những người nhanh nhậy. Họ có thể giải quyết nhiều việc rắc rối mà bạn tưởng chừng như không thể. Họ xây biệt thự, chuyển tải hàng hóa, nâng cấp dây chuyền sản xuất, buôn bán linh kiện, thậm chí kiêm luôn chữa bệnh. Nhưng thực ra những người này chỉ có tài chịu đựng sự căng thẳng công việc chứ không phải họ biết cách tổ chức công việc! Bởi vì thực sự họ cũng chỉ là những người chưa từng qua một khóa đào tạo nào về cách phát hiện những điểm mấu chốt và cách xử lý, sắp xếp công việc. Tất nhiên, một ví dụ đơn lẻ sẽ không thể giúp bạn tổ chức tốt công việc ngay lập tức.

Mới đây, người ta vừa cố gắng xây dựng một chương trình đào "Tạo tay nghề cho những giáo viên". Nghĩa là chương trình hướng dẫn người thầy cách truyền đạt kiến thức của mình cho học sinh. Khi xưa người thầy dường như không hề được học qua một khóa như vậy. Người thầy thường được định nghĩa là người có dồi dào kiến thức. Nhưng nhiều sinh viên đã nhận thấy rằng người thầy giỏi là người có khả năng diễn đạt để người khác dễ hiểu hơn là chì biết trình bày kiến thức.

Các bậc cha mẹ cũng bị rơi vào hoàn cảnh tương tự. Nghĩa là họ không hề trải qua một lớp học cung cấp kiến thức nuôi dạy con cái trước khi họ có con. Những nhà doanh nghiệp cũng vậy, đa số họ bị trói cột vào công việc và không còn thời gian để học cách tổ chức quản lý.

Giải quyết vấn đề này ra sao?

Thực ra, bất cứ ai cũng có thể tự sắp xếp lại công việc để tiết kiệm thời gian dù là một chút. Nhưng làm thế nào để sự tổ chức công việc mang tính khoa học? Nghĩa là bạn cần trải qua một khóa học bài bản chứ không thể tự rút ra bài học từ những kinh nghiệm xương máu: Tuy nhiên, ngày nay các công ty, xí nghiệp thường thay đổi liên tục dưới dạng liên doanh hoặc thay đổi cơ cấu sản xuất, cơ cấu quản lý nhân sự. Khi đó các bậc "lão làng" cũng sẽ phải bỡ ngỡ trước khối lượng công việc mới mẻ.

Chúng ta thường xử lý công việc theo cảm tính hoặc thói quen, nên rất khó chấp nhận sự thay đổi ngay cả khi biết rằng sự thay đổi đó làm công việc trôi chảy hơn. Chính vì vậy, việc thay đổi cá tính, thay đổi thói quen, thay đổi nhận thức cũ là những việc phải làm trước khi học hỏi cách tổ chức công việc. Một tư tưởng mới như vậy sẽ giúp bạn dễ tiếp thu phong cách làm việc mới và loại bỏ kiểu xử lý công việc vốn chỉ thích nghi với thế kỷ trước.

Chuyện nhỏ

Có lần tôi đã gạn hỏi bí quyết thành công của một người, anh ta chỉ đơn giản trả lời "chuyện nhỏ". Chuyện nhỏ ở đây chính là những chi tiết trong công việc. Rất nhiều người đã thành công vì biết cách thu xếp những "chuyện nhỏ" như vậy. Chúng ta thường tưởng rằng những chuyện nhỏ thực không đáng quan tâm và có lẽ chúng không phải là công việc. Thực ra sự thành công đến từ việc biết giải quyết chuyện nhỏ hơn là chuyện lớn. Cũng vậy, những kinh nghiệm mà chúng tôi có được đều bắt nguồn từ cách xử lý những công việc nhỏ nhặt. Cho dù có ý định cải tiến công việc từng bước hay toàn bộ thì bạn vẫn phải bắt đầu từ những chi tiết của công việc. Bằng cách tập trung vào những chi tiết nhỏ, dần dần bạn sẽ thay đổi được cá tính, đặc biệt là hình thành được đức tính thận trọng, một đức tính rất cần thiết cho người lãnh đạo và cả nhân viên. Sau này bạn sẽ thấy rằng đức tính đó mang lại nhiều kết quả bất ngờ.

Nhiều công ty đã bỏ thời gian để phân tích, rà soát lại từng chi tiết nhỏ trong quá trình sản xuất. Đặc biệt từ khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế cạnh tranh thị trường. Trong bối cảnh đó, người ta buộc phải nâng cao số lượng và chất lượng sản phẩm. Nhưng trong giới công chức, việc cải tiến cơ chế làm việc trở thành một vấn đề khó khăn bởi lẽ nó rất trừu tượng và càng khó phân tích hoặc tổng kết. Cuối cùng người ta đành phải chấp nhận rằng công việc của mỗi nhân viên văn phòng được xem như một phần công việc của giám đốc.

Khắc phục

Ngày nay mỗi người nhất là nhân viên văn phòng thường thấy mình kém cỏi hoặc không có khả năng tổ chức công việc. Khi cố gắng tổ chức lại công việc thì họ lại không biết phải bắt đầu từ đâu. Điểm chính yếu là ở chỗ kiến thức của họ về mặt này đã bị thiếu sót hoặc đã tồn tại khe hở ở đâu đó. Chính vì vậy việc rà soát lại kiến thức, phát hiện và bù đắp những lỗ hổng để làm cho chúng liền lạc thành một chuỗi mắt xích là việc làm rất cần thiết. Thực tế, việc phát hiện những lỗ hổng như vậy không dễ dàng. Bởi lẽ tuy thiếu sót về mặt tổ chức nhưng công việc vẫn cứ được giải quyết. Điều này làm chúng ta càng khó nhận ra thiếu sót trừ khi xảy ra sự cố nghiêm trọng.

Nhưng khi biết quan tâm đến những chi tiết nhỏ nhặt, bạn sẽ tìm ra chỗ thiếu sót trong số kiến thức đang bị rời rạc của mình. Mặt khác khi bắt đầu từ những việc nhỏ, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng và nhẹ nhõm hơn là nhìn thẳng vào khối lượng công việc quá lớn. Chính vì vậy, bằng phương pháp này chúng tôi đã giúp ích rất nhiều người giải quyết được những công việc lớn mà không bị căng thẳng vì quá lo âu. Mục đích của phương pháp này là:

• Giúp bạn làm chủ công việc.

• Làm cho công việc trở nên dễ dàng hơn.

• Tiết kiệm thời gian.

• Tìm ra mấu chốt quan trọng cần tập trung xử lý.

• Giúp bạn đạt được mục đích công việc.

Đây cũng là phương pháp tân tiến và đặc biệt mang lại nhiều hiệu quả cho công việc của bạn. Riêng cá nhân tôi hoàn toàn tin rằng nếu biết cách cải tiến công việc, bạn có thể tăng năng suất lao động lên gấp hai hoặc ba lần mà không cần phải sử dụng quá nhiều công sức như trước. Quá trình làm việc đã giúp tôi nhận thấy nhiều người đã cho rằng phải làm việc cực nhọc mới mong có được nhiều sản phẩm. Vì thế, người ta chủ trương làm việc cần cù và nặng nhọc để nhắm vào một mức lương cao. Với suy nghĩ đó, họ cố gắng hoàn thành tỉ mỉ từng chi tiết công việc nhưng công việc thì ngày càng phát triển mà sức người thì chỉ có hạn. Do đó, chỉ có phương pháp mới mẻ và suy nghĩ đúng đắn mới có thể giúp chúng ta hoàn tất một khối lượng kín. công việc. Phương pháp trong sách này cũng không ngoài mục đích đó, nghĩa là giới thiệu một phương pháp mới và cách suy nghĩ mới nhằm giúp bạn giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Hệ thống làm việc như vậy sẽ đơn giản hóa công việc và tạo điều kiện cho bạn có thời gian rảnh để nghỉ ngơi.
Đó cũng là lý do tại sao chúng tôi có thể hướng dẫn các bạn từng bước đi sâu vào vấn đề một cách nhẹ nhàng không mấy khó khăn. Đa số những người đã qua khóa học huấn luyện và làm theo phương pháp mới đều thu được kết quả tốt đẹp hơn những người làm việc theo thói quen hoặc cảm tính. Ít ra cũng có trên 300.000 người đã học tập và phát triển hệ thống này. Kết quả khích lệ đó cũng đã đủ để bạn chọn cho mình một phương pháp làm việc mới mẻ.

Trước hết bạn cần thu thập thông tin, sau đó là việc thể hiện nó, cuối cùng là việc thay đổi cách làm việc của bạn. Khâu cuối cùng thật không dễ, tuy nhiên chúng ta có thể tạo ra một chương trình để theo đó mà hành động. Khi xem xét lại mọi khía cạnh, bạn sẽ nhận ra những nguyên tắc cần tuân thủ ngay cả khi muốn thay đổi cách xử lý công việc của mình cũng vậy. Chủ trương "bắt tay ngay vào việc”, sẽ làm thức tỉnh tính sáng tạo và nhanh nhậy của bạn. Nó sẽ mở ra hướng hoạt động và xóa tan đi tính ngờ vực, lường lự, đây cũng là một trở ngại lớn đối với sự thay đổi cá tính. Từ đây, bạn sẽ bắt đầu tập những thói quen tốt và loại bỏ dần thói quen cũ.

Phương pháp mới sẽ giống như một chương trình luyện tập. Theo đó bạn phải tuân thủ từng bước nếu bạn muốn đạt được nhiều thành công. Tất nhiên bạn không thể chỉ đọc mà không thực hành. Vì thế, nếu như chưa cần phải giải quyết công việc thì bạn cũng không nên đọc vội. Tất nhiên là tôi rất mong bạn đạt được những gì người khác đã thành công khi áp dụng phương pháp này. Tôi chắc rằng những điều trong sách sẽ là một món quà quý giá khi bạn cần giải quyết công việc hoặc gặp phải vấn đề rắc rối.

Lời tựa

Khái quát

• Nguyên nhân
• Giải quyết vấn đề này ra sao
• Chuyện nhỏ
• Khắc phục

Chương 1: Phương pháp làm ngay

1. Bắt tay ngay vào việc
2. Bắt đầu từ bàn giấy hoặc nơi làm việc
3. Loại bỏ tính chần chừ
4. Không phải mọi việc đều có thể làm ngay
5. Hình thành tính quyết đoán
6. Hình thành thói quen "làm ngay"
7. Loại bỏ tính cực đoan
8. Tính kỷ luật
9. Bài học từ chương 1

Chương 2: Tổ chức công việc

1. Câu chuyện về người lính
2. Dọn dẹp
3. Nguồn gốc của sự bề bộn
4. Tạo sao có sự bề bộn
5. Che khuất
6. Đừng quá tò mò
7. Bắt đầu từ cơ bản.
8. Thiết kế hộp đựng giấy tờ
9. Làm quen với những công cụ mới
10. Trang bị một văn phòng gồm đủ các trang thiết bị và các dụng cụ quản lý hồ sơ
11. Quản lý hồ sơ
12. Hệ thống lịch
13. Sắp xếp giấy tờ cần giải quyết
14. Hồ sơ tham khảo
15. Hồ sơ lưu trữ
16. Những bí quyết khi làm bìa hồ sơ
17. Làm bìa và dán nhãn
18. Quản lý hồ sơ trên máy vi tính
19. Hệ thống vận hành máy tính
20. Tạo bản sao dữ liệu (Backup)
21. Đặt tên file
22. Chức năng tìm kiếm của máy tính
23. Tổ chức và quản lý thư tín.
24. Quản lý dữ liệu fax
25. Các bước tổ chức dữ liệu thư tín và fax
26. Tạo và tổ chức sổ danh bạ thư tin
27. Tổ chức giao diện
28. Tổ chức các công cụ khác
29. Tóm tắt
30. Bài học từ chương 2

Chương 3: Thành lập thói quen

1. Phân bố thời gian
2. Phân bố thời gian trên máy tính
3. Không để công việc dồn đống
4. Những thông tin không cần thiết
5. Thiết lập nhóm các công việc
6. Lập kế hoạch và tránh quyết định vội vã
7. Thành lập hạn định và sự phân chia thời gian
8. Các khoản thời gian
9. Xử lý công việc điện thoại
10. Thư tín
11. Vận dụng thư tín đúng cách
12. Giảm bớt lượng thư tín
13. Kinh nghiệm sử dụng thư tín
14. Thư tín và hợp đồng
15. Công dụng của mạng máy tính
16. Tham quan thế giới mạng vi tính
17. Tìm đọc thông tin
18. Các cuộc họp hàng tuần
19. Nâng cao hiệu quả các cuộc họp
20. Giải quyết những trở ngại
21. Không chạy trốn công việc
22. Những chiếc bẫy
23. Bài học từ chương 3

Chương 4: Đặt kế hoạch

1. Tại sao phải đặt kế hoạch
2. Những nguyên tắc lập kế hoạch
3. Chọn thứ tự ưu tiên công việc
4. Sắp xếp thời gian
5. Tiến trình thiết lập kế hoạch
6. Kế hoạch ngày
7. Kế hoạch tuần
8. Lập sổ ghi chép - đặt kế hoạch từng tháng cho các hoạt động lâu dài
9. Một kế hoạch hoàn chỉnh
10. Thể loại công việc
11. Phác thảo kế hoạch
12. Lập kế hoạch trên máy tính
13. Lập kế hoạch theo chiến lược
14. Xác định mục đích
15. Những mục đích cá nhân
16. Xác định giá trị
17. Giá trị của mục đích đối với cá nhân
18. Thấy được là có thể làm được
19. Bài học từ chương 4

Chương 5: Theo dõi và quản lý công việc

1. Sự bền bỉ
2. Cần quên những điều cần nhớ
3. Nỗi ám ảnh của công việc
4. Tổ chức hệ thống kiểm soát công việc
5. Xử lý giấy tờ
6. Quản lý công việc theo từng nhóm kế hoạch
7. Phần mềm nhóm
8. Theo dõi và ủ thác
9. Trường hợp ngoại lệ
10. Bảo lưu dữ liệu
11. Theo dõi diễn biến công việc
12. Bài học từ chương 5

Chương 6: Cải tiến công việc

1. Nguồn gốc của chương trình cải tiến công việc
2. Kaizen
3. Phương pháp cải tiến công việc. một phương pháp hữu dụng và thực tế
4. Bí mật về 4s
5. Tìm hiểu khách hàng và nhu cầu
6. Cẩn thận đề phòng
7. Phát triển từng bước kế hoạch
8. Không ngừng cải tiến
9. Cải tiến và xem xét công việc
10. Sự thu xếp và sự đồng bộ
11. Bài học từ chương 6

Chương 7: Quản lý

1. Quản lý bằng phương pháp khảo sát
2. Một ví dụ điển hình về phương pháp khảo sát
3. Tại sao phải dùng phương pháp khảo sát
4. Củng cố và vận dụng các mối quan hệ
5. Phương pháp theo sát công việc
6. Phương pháp ủy nhiệm
7. Việc làm ngay của người quản lý là gì
8. Tập trung vào quá trình làm việc
9. Xây dựng đội ngũ nhãn viên
10. Đừng quá lệ thuộc vào bàn giấy
11. Hãy làm việc theo thực lực
12. Các công cụ điện toán hỗ trợ cho phương pháp khảo sát
13. Ứng dụng phương pháp khảo sát bằng các thiết bị hiện đại
14. Nắm bắt tư tường bằng phương pháp khảo sát thực tế
15. Bài học cho chương 7

Chương 8: Tận dụng các trang thiết bị hiện đại

1. Các thiết bị văn phòng
2. Môi trường hiện đại là gì
3. Môi trường mới có ảnh hường gì đối với công ty của bạn
4. Vấn đề sử dụng giấy
5. Phần cứng và phần mềm máy tính
6. Hình thể và chức năng
7. Vai trò của người quản lý đối với thành công
8. Những điều cần biết khi nâng cấp thiết bị văn phòng
9. Phương pháp tổ chức công việc và hoạt động nâng cấp văn phòng là
10. Phương pháp cải tiến công việc và quá trình vận hành công việc
11. Tổ chức sắp xếp dữ liệu
12. Năng lực quản lý và kết quả công việc
13. Những thiết bị mới trong môi. trường làm việc mới
14. Những ứng xử trong voice mau
15. Thư tín trên mạng
16. Những trở ngại thường xảy ra
17. Những vấn đề khi thiết kế văn phòng kiểu tư gia
18. Làm việc trong môi trường lưu động
19. Những điều cần chú ý khi sử dựng máy tính xách tay (notebook)
20. Bài học từ chương 8

Chương 9: Bảo quản

1. Nhận thức
2. Bảo quản hệ thống, nề nếp công việc
3. Chuẩn bị chu đáo cho công việc
4. Nên bảo quản vật dụng vào lúc nào
5. Bảo quản và phương pháp làm ngay
6. Tập thói quen bảo quản
7. 21 ngày thử thách
8. Chuẩn bị khi đi xa
9. Ngăn ngừa
10. Bảo quản và liên tục cải tiến
11. Phấn đấu tổ chức công việc
12. Những việc nhỏ nhặt
13. Phải làm gì khi gặp thất bại
14. Bài.học từ chương 9

Tổ chức họp hiệu quả

Những khuyết điểm cần tránh.

  Về trang trước    Bản in    Gửi email    Về đầu trang