Hoạch định và kiểm soát công việc

GIỚI THIỆU CUỐN SÁCH

1. Cuốn sách này cần thiết cho ai?

Nằm trong bộ sách Tăng Hiệu Quả Làm Việc Cá Nhân, cuốn Hoạch định và Kiểm soát Công việc được thiết kế dành riêng cho:

· Chủ doanh nghiệp

· Các nhà quản lý trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ

với mục đích trang bị cho họ những công cụ và kiến thức quản lý cơ bản.

Tuy nhiên, nhân viên làm việc trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ và sinh viên nghiên cứu lĩnh vực quản trị cũng có thể tham khảo cuốn sách này, nó có thể giúp các bạn có cái nhìn tổng thể về các vấn đề quản lý.

Cuốn sách này sẽ hữu ích nếu bạn muốn trang bị những hiểu biết cơ bản về lập kế hoạch và kiểm soát công việc, từ đó có thể đề ra phương thức hoạch định hiệu quả trong công việc của bạn.

2. Giới thiệu chung

Hoạch định là thiết lập các mục đích và mục tiêu, tiên liệu những việc sẽ xảy ra và lập kế hoạch hành động để đạt được điều bạn mong đợi.

Kiểm soát là so sánh kết quả công việc thực tế với kế hoạch, tiến hành các điều chỉnh nhằm đạt kế hoạch đã đề ra.

Hoạch định và kiểm soát là hai chức năng chủ yếu của công tác quản lý. Chúng ta phải quyết định xem mình muốn cái gì, phải lập kế hoạch như thế nào để đạt được điều mình muốn, và kế đó là phải giám sát công việc để kế hoạch được thực hiện như mong đợi.

Là trưởng nhóm, bạn hầu như phải lập các kế hoạch mỗi ngày, phải chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát các hoạt động của nhóm mình. Như định nghĩa vừa nêu trên, kiểm soát là kiểm tra kết quả công việc và đưa ra các hành động khắc phục phù hợp. Có nhiều phương pháp để đạt được cùng một mục tiêu cuối cùng. Phương pháp phù hợp với nhóm này sẽ có thể không phù hợp với nhóm khác; tuy thế, các nguyên tắc cơ bản của hoạch định và kiểm soát được áp dụng rộng rãi cho mọi trường hợp.

Quyển sách này bao gồm ba phần:

• Phần A đề cập đến các hệ thống kiểm soát và bảy giai đoạn trong kiểm soát công việc, trong đó hai giai đoạn đầu là: "Xác định mục tiêu và "Lập kế hoạch".
• Phần B chủ yếu nói về việc hoạch định và kiểm soát các nguồn lực: con người, nguyên vật liệu và trang thiết bị. Trong phần này, chúng ta cũng xem xét đến cách kiểm soát chất lượng, các phương pháp làm việc và trình tự công việc.
• Phần C chúng ta tìm hiểu việc hoạch định và kiểm soát dự án. Dự án là việc thực hiện một công việc có mục tiêu xác định, phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian giới hạn. Mặc dù quản lý dự án thường được coi như một chủ đề chuyên sâu trong nhiều quyển sách giáo khoa, các phương pháp tiếp cận cơ bản và kỹ thuật đề cập ở đây có thể sử dụng cho tất cả các tình huống.

3. Mục tiêu Cuốn Sách

Sau khi hoàn tất quyển sách này, bạn sẽ có khả năng tốt hơn trong việc:

• Xác định các bước cần thiết trong quá trình hoạch định và kiểm soát công việc, và mô tả việc ứng dụng chúng ở nơi làm việc của bạn;
• Giải thích cách kiểm soát các nguồn lực sẵn có cho bạn và nhóm của mình;
• Nhận biết tầm quan trọng của việc thiết lập các chuẩn mực và kiểm tra công việc so với các chuẩn mực đã được thống nhất;
• Xác định các công việc của người quản lý dự án; và mô tả cách hoạch định và kiểm soát các dự án mà bạn tham gia.

4. Chuẩn bị các bài tập

Các bài thực hành dưới đây cần có sự chuẩn bị trước.

• Bài thực hành 6 yêu cầu bạn suy nghĩ về các phương pháp truyền đạt thông tin có hiệu quả cho nhóm và cách để bạn cải tiến các phương pháp này.
• Bài thực hành 11 yêu cầu bạn xem xét cách bạn đã đề xuất cải tiến công việc, và xác định lần sau bạn sẽ có cách đề xuất khác như thế nào.
• Bài thực hành 27 đề nghị bạn xem thì phương pháp hoạch định và cách thức để hoàn chỉnh kỹ năng hoạch định của mình.
• Trong bài thực hành 33 bạn sẽ phải trình bày cách sử dụng các nguồn lực và phương pháp để cải thiện hiệu quả công việc của mình.

5. Tôi sẽ tìm được gì từ cuốn sách?

Cuốn sách này được chia thành nhiều phần tập trung vào từng chủ đề cụ thể liên quan đến mục tiêu của cuốn sách. Trong từng phần, bạn sẽ tìm thấy:

• Lý thuyết bao gồm nội dung chi tiết, giải thích và ví dụ về các khái niệm chủ yếu.
• Bài thực hành được đan xen vào nội dung nhằm giúp bạn chủ động suy nghĩ về khái niệm và vấn đề đang được thảo luận
• Bài tập tự đánh giá nhằm giúp bạn đánh giá những kiến thức mà bạn tiếp thu được từ mỗi phần của cuốn sách.
• Tóm tắt các điểm quan trọng trong nội dung của từng phần.
• Cơ hội để bạn suy ngẫm những điều tâm đắc trong từng phần của cuốn sách, từ đó xây dựng kế hoạch hành động cho công việc của bạn.

Ngoài ra, bạn cũng sẽ tìm thấy trong phần cuối cuốn sách:

• Bài kiểm tra nhanh để kiểm tra sự hiểu biết của bạn về các khái niệm trong cuốn sách.
• Bài tập tình huống cho phép bạn áp dụng kiến thức và kỹ năng của bạn vào việc phân tích một tình huống cụ thể.
• Cơ hội để suy ngẫm và đánh giá mức độ đạt được các mục tiêu học tập của bạn đối với cuốn sách.
• Kế hoạch hành động nhằm áp dụng những kiến thức trong cuốn sách vào thực tiễn công việc của bạn;
• Đáp án tham khảo cho các bài tập tự đánh giá, kiểm tra nhanh và bài tập tình huống.

6. Phương pháp học

Tôi nên học ở đâu?

Bất cứ nơi nào!

Cuốn sách này được thiết kế đặc biệt theo phương pháp tự học, cho nên bạn có thể nghiên cứu cuốn sách này ở mọi nơi. Tuy nhiên để đạt được hiệu quả cao nhất bạn nên tập trung, tránh bị phân tâm bởi các yếu tố xung quanh.

Tôi nên học khi nào?

Bất cứ lúc nào!

Mỗi người sẽ có thời gian thích hợp riêng để nghiên cứu cuốn sách một cách hiệu quả. Tốt nhất là bạn nên lập kế hoạch trước và dành một khoảng thời gian nhất định để học cuốn sách này. Bạn đừng bỏ qua các bài thực hành trong từng phần, bởi vì chúng giúp bạn củng cố lại kiến thức vừa học và dẫn dắt bạn sang nội dung tiếp theo. Cũng không nên lo lắng nếu như bạn mất thời gian cho một bài thực hành nào đó hơi lâu hơn so với thời gian dự kiến. Hãy nghiên cứu cuốn sách theo khả năng tiếp thu của bạn.

Tôi nên học như thế nào?

Bất cứ cách nào!

Cuốn sách này được thiết kế để tự học trong thời gian 10 tiếng, nhưng không có nghĩa là bạn phải cố gắng dành đúng 10 tiếng liên tục để hoàn thành cuốn sách. Tốt nhất bạn nên bắt đầu bằng một thời gian biểu đều đặn, ví dụ mỗi lần chỉ học một tiếng. Học đều đặn sẽ có kết quả tốt hơn nhiều so với thỉnh thoảng học dồn trong một thời gian dài. Tuy nhiên, bạn cũng không nên kéo dài thời gian học cuốn sách, nếu không bạn sẽ cảm thấy chán nản. Khi sử dụng cuốn sách này, bạn nên có sẵn trong tay cây bút chì có tẩy (gôm) để có thể ghi chép hoặc linh hoạt thay đổi nhiều lần phần bài tập thực hành và các bài tập khác.

Cuốn sách sẽ dẫn dắt bạn qua các hoạt động học tập sau: học, đọc, ghi chép, làm các bài thực hành, bài tập tự đánh giá, bài kiểm tra nhanh, bài tập tình huống, phần tóm lược và suy ngẫm. Sau mỗi phần học, bạn hãy dừng lại ít phút ở trang suy ngẫm để điểm lại những điều bạn cảm thấy tâm đắc nhất và những dự định mà bạn muốn áp dụng vào thực tiễn công việc. Điều này giúp bạn từng bước xây dựng Kế hoạch Hành động sau khi nghiên cứu xong cuốn sách.

Hãy thảo luận các ý tưởng và kinh nghiệm thực tế với đồng nghiệp hoặc cộng sự của bạn. Điều đó sẽ giúp bạn nâng cao sự hiểu biết và khắc sâu những gì bạn đã học. Nên tìm một người cùng học để giúp bạn duy trì tinh thần học tập cho đến khi kết thúc cuốn sách.

Khi bạn đã học xong cuốn sách, bạn sẽ có cơ hội để áp dụng những điều bạn học theo hai cách thức sau:

· Giải quyết vấn đề đặt ra trong bài tập tình huống;

· Lập kế hoạch hành động.

Bài tập tình huống sẽ mô tả một tình huống thực tế xảy ra trong các doanh nghiệp Việt Nam. Nó sẽ giúp bạn xem xét tất cả những điều bạn đã học và kết hợp với các kinh nghiệm của bạn để xây dựng một giải pháp thực tế cho một vấn đề phức tạp.

Kế hoạch hành động là một cơ hội để bạn áp dụng lý thuyết vào thực tiễn và tạo ra sự thay đổi tại nơi làm việc của bạn! Nếu cần thiết, bạn có thể trao đổi với đồng nghiệp hoặc cộng sự để xây dựng kế hoạch hành động. Hãy cụ thể hóa kế hoạch hành động thành từng bước và định lượng thời gian hoàn thành cho mỗi bước. Lưu ý rằng kế hoạch hành động là một công cụ hướng dẫn linh hoạt, chứ không phải là một khuôn khổ cứng nhắc. Hãy treo kế hoạch hành động tại nơi làm việc của bạn, thường xuyên kiểm tra lại và điều chỉnh nếu thấy cần thiết.

Ai Có thể giúp tôi?

Bất cứ người nào!

Bạn có thể tìm sự giúp đỡ từ rất nhiều người:

Chính bản thân bạn. Khi gặp phải vấn đề chưa hiểu, hãy cố gắng đọc lại Đừng bỏ cuộc. Nếu bạn vẫn chưa hiểu, hãy tạm ngưng, thư giãn rồi đọc lại lần nữa.

Gia đình, bạn bè hoặc đồng nghiệp. Ngay cả khi họ không hiểu chủ đề mà bạn đang trao đổi thì trong quá trình thảo luận biết đâu câu trả lời lại lóe lên ngay trong đầu bạn.

Dịch vụ hỗ trợ. Một số tổ chức đào tạo và giáo dục sẽ giúp bạn tiếp cận với các nhà chuyên môn để giải đáp các câu hỏi và các vấn đề vướng mắc. Bạn có thể liên hệ với Business Edge để biết thông tin về các dịch vụ này. (Xem địa chỉ liên lạc của Business Edge ở bìa cuốn sách).

Việc học của tôi sẽ được đánh giá như thế nào ?

Nếu bạn nghiên cứu cuốn sách một cách độc lập, thì chính các bài thực hành, các bài tập tự đánh giá, các bài kiểm tra nhanh và kế hoạch hành động sẽ giúp bạn tự đánh giá tiến bộ của mình.

Các bài tập thường không có câu trả lời chính xác duy nhất. Đáp án cho các bài tập chỉ mang tính tham khảo và hướng dẫn, do vậy câu trả lời của bạn có thể không hoàn toàn giống như đáp án.

Hãy đặt mục tiêu học cho mình!

Nào bây g;ờ, bạn hãy dành ít phút suy nghĩ và viết ra những mong đợi của mình.

· Lý do tôi nghiên cứu cuốn sách là gì?

· Các kết quả mà tôi muốn đạt được cho bản thân tôi là? (ví dụ: tôi muốn hiểu rõ những cách thức lập kê hoạch trong công việc)

· Các kết quả mà tôi muốn đạt được cho doanh nghiệp của tôi là:

Ví dụ tôi muốn các nhân viên của tôi biết cách lập kế hoạch cho công việc của họ

Chúc bạn thành công

Chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ thích cuốn sách này. Dù bạn học ở đâu, học lúc nào, học với ai, học bằng cách nào, bạn luôn gặt hái và khám phá những điều mới mẻ và bổ ích. Chúc bạn thành công theo phương pháp học linh hoạt.

Các tác giả

MỤC LỤC

1. Giới thiệu cuốn sách

• Cuốn sách này cần thiết cho ai?
• Giới thiệu chung
• Mục tiêu cuốn sách
• Chuẩn bị các bài tập
• Tôi sẽ tìm được gì từ cuốn sách?
• Phương pháp học
• Hãy đặt mục tiêu học cho mình?

2. Phần A - Hoạch định và kiểm soát quy trình công việc

• Dẫn nhập
• Các hệ thống kiểm soát
• Các giai đoạn trong kiểm soát
• Tóm tắt
• Suy ngẫm

3. Phần B - Hoạch định và kiểm soát việc sử dụng các nguồn lực

• Dẫn nhập
• Kiểm soát nguyên vật liệu
• Kiểm soát chất lượng
• Kiểm soát nhà xưởng và trang thiết bị
• Kiểm soát các phương pháp làm việc Lập lịch trình công việc
• Kiểm soát và con người
• Đóng góp của bạn
• Tóm tắt
• Suy ngẫm

4. Phần C - Hoạch định và kiểm soát dự án

• Dẫn nhập
• Quản lý dự án
• Khởi nguồn của một dự án
• Hãy xác định mình muốn đạt được điều gì 5 Hoạch định dự án
• Chi phí cho dự án
• Kiểm soát dự án
• Phần mềm quản lý dự án
• Tóm tắt
• Suy ngẫm

5. Đánh giá kết quả

• Bài kiểm tra nhanh
• Bài tập tình huống

6. Hãy tóm lược và suy ngẫm

• Tóm lược và suy ngẫm
• Kế hoạch hành động
• Đáp án bài tập tự đánh giá
• Đáp án bài kiểm tra nhanh
• Đáp án bài tập tình huống

  Về trang trước    Bản in    Gửi email    Về đầu trang