Văn Phòng (hiểu theo nghĩa là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan, tổ chức) giữ một vai trò then chốt, có ảnh hưởng rất to lớn và sâu rộng đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp (DN). Nói cách khác, văn phòng (VP) vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của tổ chức, DN. Văn phòng là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng nhất cho lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của tổ chức, DN được trôi chảy, đạt hiệu quả cao.
Các chức năng chính của VP là: (1) Tham mưu - là phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các hoạt động của lãnh đạo; Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý; (2) Hậu cần - là tổ chức việc quản lý, sử dụng các khoản kinh phí, quản lý tài sản vật chất của cơ quan; đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan; (3) Đại diện - VP là trung tâm, đầu mối giao tiếp (đối nội và đối ngoại) của cơ quan - tổ chức.
Văn hóa Doanh nghiệp - Cơ sở tạo nên bản sắc riêng của Doanh nghiệp
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, phương pháp Quản lý theo Quá trình (MBP) được áp dụng rộng rãi ở các tổ chức-dn thay cho phương pháp Quản lý theo Mục tiêu (MBO) thịnh hành ở giai đoạn trước. Các tổ chức-dn đều nhận thức được rằng để tồn tại và phát triển, họ phải đại diện cho một giá trị nào đó và phải hoạt động theo một phương thức được xã hội tôn trọng và việc cạnh tranh giữa các sản phẩm và DN trong tương lai sẽ chủ yếu dựa trên "phong cách riêng" (bản sắc riêng) mà sản phẩm-dn có thể mang lại cho người tiêu dùng toàn cầu. Trong thực tế quản lý nhà nước cũng như quản trị kinh doanh, phương pháp Quản lý bằng Giá trị (MBV) - được đúc kết thành lý luận từ thực tiễn và xuất hiện lần đầu tiên với tư cách là một tư tưởng quản trị từ 2003 - được triển khai bằng nhiều công cụ quản lý khác nhau, trong đó văn hóa tổ chức (VHTC) hay văn hóa doanh nghiệp (VHDN) là công cụ quan trọng nhất và hiệu quả nhất.
Văn hóa là khái niệm khó định nghĩa, thường xuất hiện nhiều định nghĩa với các cách tiếp cận khác nhau, trên thế giới hiện nay có đến hơn 400 định nghĩa về văn hóa (VH).
* "Văn hoá là tổng thể những nét đặc sắc về tinh thần và vật chất, tri thức và cảm xúc, tiêu biểu cho một xã hội hay một tập đoàn xã hội, bao gồm ngoài nghệ thuật và Văn chương, những lối sống, những quyền căn bản của con người, các hệ thống giá trị, các truyền thống và các tín ngưỡng”? (UNESCO).
* “VHDN là sự trộn lẫn đặc biệt các giá trị, các tiêu chuẩn, thói quen và truyền thống, những thái độ ứng xử và lễ nghi mà toàn bộ chúng là duy nhất đối với một tổ chức đã biết" (ILO).
Theo nghĩa chung nhất, VHTC là loại quy ước cơ bản, bao gồm toàn bộ những nhân tố VH được tổ chức chọn lọc, tạo ra, sử dụng và biểu hiện trong hoạt động hàng ngày, tạo nên bản sắc độc đáo của tổ chức đó để giải quyết những vấn đề về sự thích ứng với bên ngoài và sự hòa nhập bên trong nhằm mục đích hướng đến sự phát triển bền vững. Xét về nội dung, VHTC là một hệ thống giá trị, triết lý hành động và cách vận dụng vào việc ra quyết định nhằm mục đích hướng tới sự đồng thuận về nhận thức và đồng tâm, nhất tri trong hành động của các thành viên tổ chức. Về mặt ý nghĩa, thông qua các hành vi của các thành viên của tổ chức, các triết lý và giá trị chung được chuyển hóa thành động lực và hành động cụ thể; để từ đó một phong cách riêng thể hiện bản sắc đặc trưng của tổ chức được hình thành thông qua sự nhất quán trong hành vi của các thành viên tổ chức. Xét về phương pháp, cách thức triển khai VHTC có nhiều điểm tương đồng với cách thức hoạt động của các tổ chức đoàn thể.
Chức năng chủ yếu của VHTC là tạo nên sự thống nhất của mọi thành viên, giảm xung đột, điều phối và kiểm soát, tạo động lực làm việc, tạo lợi thế cạnh tranh cho tổ chức. Đặc biệt, VHTC tạo ra bản sắc riêng và tính thống nhất trong cam kết của lãnh đạo và của mọi thành viên trong tổ chức về mục đích và mục tiêu cần phải đạt tới. Nhờ đó, nhân viên nhận thức tốt hơn những công việc của họ và họ sẽ làm việc tích cực hơn nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. Khi các thành viên hiểu được VHTC, môi trường làm việc sẽ trở nên vui vẻ, thân thiện hơn và sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc cao trong nhân viên và tinh thần làm việc theo nhóm sẽ tăng cao, thông tin xuyên suốt trong quá trình quản lý. Ngoài ra, VHTC còn đảm bảo sự hài hòa giữa lợi ích tập thể với lợi ích cá nhân và giúp cho mỗi cá nhân thực hiện tốt nhất vai trò của mình theo đúng định hướng chung của tổ chức, tạo tiền đề để giữ chân nhân viên và thu hút được nhân tài.
Những điều kiện để xây dựng VHTC
văn hóa có thể xem như cái trục mà mọi hoạt động của tổ chức xoay quanh. Nó thấm nhuần và lan tỏa trong từng ý nghĩ và hành động của từng thành viên. Trục VHTC này có thể thay đổi được trong một số điều kiện nhất định: (1) Khi tổ chức buộc phải thay đổi để thích ứng với môi trường bên ngoài: kinh tế, chính trị, xã hội, công nghệ,...cần xuất hiện tư tưởng và thể chế tiến bộ phù hợp với yêu cầu đổi mới. Đây chính là điều kiện tiên quyết cho xây dựng VHTC nhằm tăng cường năng lực cạnh tranh, hướng đến sự phát triển bền vững; (2) Lãnh đạo nhận thức ra sự cần thiết phải thay đổi VHTC để phù hợp với thay đổi của môi trường bên ngoài. Lúc này cần tới sự định hướng, sự sáng tạo của các cá nhân lãnh đạo để biến cải cái cũ, tinh tuyển cái mới cho VHTC. Đây là điều kiện tiên quyết cho những thay đổi của tổ chức trong tình hình mới. Người lãnh đạo phải có các can thiệp hướng vào luồng công việc và cơ cấu của tổ chức để có sự phù hợp giữa giá trị và nhiệm vụ mới của tổ chức; (3) Xây dựng VHTC không chỉ là bài phát biểu hay khẩu hiệu được trưng bày. Công việc này đặc biệt cần tới sự cam kết, gương mẫu đi đầu của cấp lãnh đạo cao nhất trong tổ chức liên tục trong một thời gian thích hợp cho sự thay đổi VHTC.
Một số giải pháp
Một là, Quán triệt quan điểm của Đảng và Nhà nước về xây dựng văn hóa kinh doanh và VHDN ở Việt Nam.
Đảng ta khẳng định: “Văn hóa là nền tảng tinh thần của xã hội, vừa là mực tiêu, vừa là động lực thúc đẩy sự phát triển kinh tế-xã hội"; "tập trung tháo gỡ mọi vướng mắc, xóa bỏ mọi trở lực để khơi dậy nguồn lực to lớn trong dận, cổ vũ các nhà kinh doanh và mọi người dân ra sức làm giàu cho mình và cho đất nước".
Hai là, tiếp thu tinh hoa văn hóa nhân loại
* Nâng cao ý thức về VHDN cho toàn bộ các thành viên trong DN. Huấn luyện cho nhân viên trở thành nhân viên của tổ chức theo quy trình VHDN gồm bảy bước: (1) Tuyển chọn nhân viên; (2) Hòa nhập; (3) Huấn luyện; (4) Đánh giá và thưởng/phạt; (5) Tạo dựng những giá trị chung; (6) Tuyên truyền những giai thoại trong tổ chức, doanh nghiệp; (7) Xây dựng những hình tượng điển hình trong tổ chức, DN.
Xây dựng một mô hình VHTC tích cực, làm nền tảng cho sự phát triển bền vững: (1) Văn hóa tổ chức phải hướng về con người (2) Văn hóa DN phải phù hợp với cả môi trường bên trong và bên ngoài DN.
* Kết hợp truyền thống và hiện đại trong xây dựng VHTC đi đôi với tăng cường đầu tư cơ sở vật chất cho xây dựng VHDN trong điều kiện Việt Nam hội nhập ngày càng sâu vào khu vực và thế giới.
Số lượt đọc:
18625
-
Cập nhật lần cuối:
19/01/2009 03:32:06 PM |