Tạo lập nhóm làm việc trong doanh nghiệp

Hiện nay, rất nhiều lãnh đạo doanh nghiệp đều không ngần ngại đầu tư tài chính, cơ sở vật chất cũng như cơ hội phát triển cho các nhóm làm việc với kỳ vọng mô hình này sẽ tạo ra bước đột phá trong chất lượng công việc. Nhưng thực tế không diễn ra như mong muốn do các nhà lãnh đạo thường sa vào hai thái cực: hoặc can thiệp quá sâu vào cơ cấu nhóm, khiến nhóm hoạt động không khác gì một tổ làm việc truyền thống trước đây; hoặc thả nổi cho nhóm tự hoạt động ngoài tầm kiểm soát, dẫn đến không hiệu quả hay kết quả cuối cùng không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào để dung hòa được hai thái cực trên mà vẫn tạo lập được một nhóm làm việc thực sự có triển vọng? Giải pháp cho vấn đề có thể tìm thấy ngay trong bước đầu thành lập một nhóm làm việc: nhà lãnh đạo cần nắm được các nhân tố cấu thành nhóm, xác định các lý do thích hợp để tạo lập nhóm và các bước cần làm để xây dựng nền tảng cho một nhóm mới ra đời.

Khi mô hình làm việc nhóm đã trở thành một phần tất yếu trong hoạt động doanh nghiệp, nhà lãnh đạo phải hoạch định trước các yếu tố cấu thành nên nhóm: mục đích, vị trí, quyền hạn, cơ cấu và con người. Việc nắm rõ các yếu tố này giúp cho lãnh đạo, khi cần thiết, có thể tạo lập nhóm, theo dõi và kiểm soát tình hình hoạt động của nhóm mà không cần tác động quá sâu hoặc can thiệp trực tiếp vào quá trình làm việc sau này của nhóm.

Điều kiện tiên quyết để một nhóm làm việc ra đời là mục đích tồn tại của nó. Nhìn chung, các nhóm đều được xây dựng với mục đích tập hợp những người có công việc độc lập và liên quan lại với nhau, để họ hợp tác trong công việc, nhằm đạt được những nhiệm vụ của bộ phận và tổ chức.

Câu trả lời về mục đích sẽ dẫn tới câu trả lời về vị trí của nhóm trong doanh nghiệp: các nguồn lực cho nhóm, quan hệ giữa nhóm với các bộ phận khác, bộ phận hoặc cá nhân trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của nhóm... Điều quan trọng là giúp cho doanh nghiệp làm quen với ý niệm về một vị trí làm việc mang tính cộng tác và liên kết thay vì tính cục bộ như trước kia. Khi đã làm rõ vị trí của nhóm, người lãnh đạo đã có thể định hình được rõ nét hơn về mô hình nhóm làm việc trong kỳ vọng của anh ta.

Khi đã giải quyết được những vấn đề có tính khái quát và trừu tượng trên nhà lãnh đạo cần cân nhắc tới vấn đề quyền hạn và trách nhiệm của nhóm. Điều này phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức (quy mô, cấu trúc) của doanhnghiệp. Việc trả lời những câu hỏi như "Nhóm có quyền tự quyết định đến đâu? Những ai ở ngoài có thể can thiệp vào công việc nội bộ của nhóm? Phạm vi công việc, nhiệm vụ cụ thể của mỗi nhóm sẽ là gì? Nhóm sẽ tập trung vào lĩnh vực một lĩnh vực nhất định nào?..." giúp mở rộng định nghĩa về nhóm. Nhà lãnh đạo doanh nghiệp, dù có tham gia vào công tác của nhóm hay không, vẫn có thể cụ thể hóa mục đích của việc thành lập và bước đầu hình dung ra bản phác thảo kế hoạch của nhóm.

Một yếu tố phải quan tâm ngay đó là việc hoạch định cơ cấu nhóm. Hơn ai hết, người lãnh đạo ra quyết định thành lập nhóm phải là người đầu tiên dự trù những vấn đề như số lượng người, cơ chế điều hành nội bộ nhóm, phạm vi trách nhiệm và quyền hạn cụ thể của các thành viên trong nhóm. Từ những câu trả lời cho các vấn đề này, nhà lãnh đạo sẽ có hướng dẫn cụ thể và luôn kiểm soát được tình hình hoạt động của nhóm.

Vấn đề cuối cùng nhưng lại mang tính trọng yếu đó là con người. Các cá nhân sẽ được chọn vào nhóm theo các tiêu chí: kiến thức và kỹ thuật chuyên môn, kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định; kỹ năng làm việc theo nhóm và khả năng giải quyết tốt mối quan hệ giữa các cá nhân. Cụ thể hơn nữa, nguồn nhân lực được lựa chọn phải phù hợp với mục đích, vị trí, quyền hạn và cơ cấu nhóm. Ví dụ, Simon là giám đốc bán hàng toàn quốc, anh ta có thể đóng góp cho một nhóm kỹ thuật nhờ những năng lực về tổ chức, nhưng nếu nhiệm vụ của Simon trong vai trò giám đốc chiếm mất phần lớn thời gian của anh ta, thì những năng lực ấy sẽ không làm cho nhóm tiến bộ nhiều lắm. Mặt khác, nhân lực trong nhóm phải có xu hướng bù đắp cho nhau về những ưu trội hay khiếm khuyết trong các kiến thức hoặc kỹ năng cá nhân mỗi người.

Việc hình thành nhóm làm việc phải xuất phát từ nhu cầu của cả hai phía: hoạt động của doanh nghiệp và nhân sự trong doanh nghiệp (sẽ trở thành thành viên của các nhóm), bởi vì nhóm là một tập hợp người làm việc cùng nhau trong một lĩnh vực hoạt động xác định vì những mục tiêu cụ thể gắn với một nhiệm vụ mà hoạt động doanh nghiệp đặt ra.

Xét từ nhu cầu của hoạt động doanh nghiệp, nhóm sẽ là giải pháp tốt nhất khi nảy sinh một nhiệm vụ có các đặc tính sau:

• Nhiệm vụ có tính phức tạp cao cần tới sự hợp tác của nhiều người, khi mà không cá nhân nào trong tổ chức hội đủ năng lực về kiến thức, chuyên môn và quan điểm để thực hiện nhiệm vụ đó một cách đơn lẻ. (Ví dụ: nhiệm vụ ước tính nhu cầu cho một sản phẩm cụ thể trong khu vực mà các nhân viên bán hàng phụ trách, nhiệm vụ xử lý đơn xin vay vốn thường lệ ở ngân hàng... )
• Các thành phần riêng lẻ của nhiệm vụ có tính phụ thuộc lẫn nhau rất lớn. Công việc chỉ có thể được hoàn tất nhờ sự liên kết nỗ lực của nhiều cá nhân cùng hợp tác với nhau, thể hiện qua sự phối hợp và giao tiếp đặc biệt trong nhóm. Ví dụ: Dưới đây là bảng phân chia hạng mục công việc của một nhóm kỹ sư và chuyên gia thiết kế công nghiệp có nhiệm vụ thiết kế nội thất của một mẫu xe tải nhỏ mới:

STT	Trình độ chuyên môn	Hạng mục công việc	Số lượng
1	Kỹ sư thiết kế chỗ ngồi	Chỗ ngồi	2
2	Chuyên viên khoa học lao động	Trạng thái của lái xe	2
3	Kỹ sư thiết kế vật liệu trải sàn và chắn bùn	Vật liệu đệm sàn	3
4	Kỹ sư điện	Hệ thống ánh sáng và âm thanh	1
5	Kỹ sư ô tô chuyên thiết kế và phát triển mẫu xe mới (trưởng nhóm)	Điều hành chung Giữ liên lạc với nhóm kỹ sư thiết kế khung gầm	1

Trong ví dụ này, không ai có thể thực hiện công việc của mình mà không phối hợp và giao tiếp chặt chẽ với các thành viên khác trong nhóm.

• Nhiệm vụ phải có một hoặc nhiều mục tiêu rõ ràng, có tính thách thức, có giới hạn về mặt thời gian và mục tiêu đó được truyền đạt hiệu quả tới các thành viên tham gia nhóm. Ví dụ: Tổng thống John F. Kennedy đặt ra nhiệm vụ cho NASA trong vòng 10 năm phải đưa được người lên mặt trăng và mang anh ta về lại trái đất an toàn.

Xét từ các thành viên trong doanh nghiệp, khi làm việc trong một nhóm, họ sẽ đóng góp cho doanh nghiệp nhiều hơn khi họ làm việc một cách độc lập đồng thời thu được nhiều lợi ích cho chính mình hơn. Trong môi trường nhóm, họ được đáp ứng những nhu cầu cơ bản của con người. Về cảm xúc, họ cảm thấy sự gắn bó, tính cộng đồng với các thành viên khác - điều khó có thể đạt được trong một thế giới cạnh tranh, phát triển nhanh và kỹ thuật cao, sự hứng thú được nhân lên bởi số lượng người trong nhóm. Về phát triển năng lực, trong một nhóm thực sự, các cá nhân có xu hướng bù đắp cho nhau những bất cập, khiếm khuyết về năng lực chuyên môn, những ưu trội trong các kỹ năng xử lý công việc. Về góc độ khẳng định bản thân trong tập thể: mỗi cá nhân không đơn thuần là người thực thi theo sự chỉ đạo của cấp trên, họ vừa hợp tác cùng nhau vừa tự chịu trách nhiệm về công việc của mình để đóng góp vào thành công chung của tập thể, trong thành tích của cả nhóm luôn có dấu ấn của từng người. Những nhu cầu đó liên kết họ lại với nhau trong một tinh thần thực sự của nhóm tạo động lực cho họ làm việc đồng đội hiệu quả hơn và hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ do doanh nghiệp đặt ra.

Nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải nắm rõ các công việc cần làm trong giai đoạn thành lập nhóm làm việc: đặt ra và trả lời các câu hỏi mang tính chiến lược cho sự ra đời của nhóm, hoạch định mục tiêu, xây dựng lòng tin, phân công công việc và tìm kiếm sự hỗ trợ cho nhóm. Các bước nói trên, dù do lãnh đạo doanh nghiệp hay lãnh đạo nhóm thực hiện, cũng nhằm tạo điều kiện cho nhóm có sự khởi đầu thuận lợi và triển vọng thành công cao.

Trước khi nhóm ra đời, có một số câu hỏi sau đây cần được giải quyết:

Nhóm là gì?
Tại sao anh muốn thành lập nhóm?
Anh mong đợi gì ở nhóm?
Nhóm sẽ hoạt động trong phạm vi nào và như thế nào?
Quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm và lợi ích mà nhóm nhận được là gì?
Phương pháp nào để đánh giá hiệu quả của nhóm và cá nhân?
Nhóm có ảnh hưởng như thế nào đối với tổ chức và doanh nghiệp quản lý nhóm ra sao?

Trong trường hợp, người lãnh đạo doanh nghiệp đồng thời là lãnh đạo nhóm, việc trả lời các câu hỏi trên về cơ bản đã giúp cho anh ta tự hoạch định được mô hình và phương pháp làm việc trong tương lai của nhóm mình. Ngược lại, nếu nhà lãnh đạo doanh nghiệp không trực tiếp phụ trách nhóm thì sự đồng thuận càng cao giữa lãnh đạo nhóm và lãnh đạo doanh nghiệp trong các câu trả lời nói trên, sẽ càng giúp cho nhóm hoạt động suôn sẻ, thuận lợi.

Khi các thành viên đã được tập hợp lại cùng nhau, cần cụ thể hóa mục đích chung của nhóm thành các mục tiêu rõ ràng, vừa mang tính thách thức, vừa có tính thực tế, vừa phù hợp với yêu cầu chung, vừa không mâu thuẫn với lợi ích của cá nhân. Nếu đạt được các điều này, mục tiêu sẽ trở thành sợi dây ràng buộc các thành viên với nhau trong thời điểm khai sinh nhóm, đồng thời là động lực giúp họ tập trung, huy động và khai thác tối đa năng lực của mình để hoàn thành nhiệm vụ, là tiêu chí để họ kiểm nghiệm lại thành quả công việc của cá nhân cũng như cả nhóm.

Để duy trì được sự hợp tác lâu dài, cần xây dựng được lòng tin trong nhóm, bao gồm: sự tín nhiệm giữa các thành viên với nhau, giữa thành viên với lãnh đạo, sự tin tưởng của mỗi người vào triển vọng chung của nhóm và quan trọng nữa là sự tự tin của mỗi người khi tham gia đóng góp với tập thể. Các bí quyết xây dựng lòng tin trong nhóm, kỳ thực lại ẩn trong những hoạt động thông thường của nhóm: thông tin liên lạc hiệu quả và cập nhật, khích lệ sự trao đổi quan điểm cởi mở và chia sẻ ý tưởng mới trong các buổi làm việc nhóm...

Trên cơ sở lòng tin và sự thấu hiểu lẫn nhau giữa các thành viên, nhà lãnh đạo cần nhanh chóng phân chia công việc và ủy thác quyền hạn cho các nhân viên. Nhiệm vụ chung của cả nhóm được chia nhỏ, giao cho từng thành viên căn cứ theo khả năng và mong muốn thực hiện của mỗi người, để họ độc lập chịu trách nhiệm và chỉ can thiệp khi có dấu hiệu không hoàn thành mục tiêu. Người lãnh đạo cũng cần chia sẻ cho nhóm và các thành viên cố vấn đủ quyền hạn để họ giải quyết những vấn đề thuộc về chuyên môn, anh ta chỉ quản lý trên tiến độ công việc và kết quả cuối cùng.

Công việc cuối cùng nhằm xây dựng những nền tảng ban đầu cho một nhóm làm việc là tìm kiếm những sự hỗ trợ cho nhóm. Cần phải gây dựng các mối quan hệ và hệ thống hỗ trợ tốt trong tổ chức để đáp ứng các nhu cầu trong nhóm và yêu cầu trong doanh nghiệp. Việc các nhân viên được cung cấp đầy đủ các trang thiết bị, các cơ sở hạ tầng kỹ thuật và hệ thống thông tin phục vụ cho công việc của họ sẽ gia tăng động lực và hiệu quả làm việc của nhóm cũng như của cá nhân.

  Về trang trước    Bản in    Gửi email    Về đầu trang