Theo quy luật vàng Parento thì 20% nhân viên gây ra tới 80% những vấn đề mà một nhà quả lý phải đối mặt. Những nhân viên này thường bị gọi là “mang lại rắc rối” hay “có vấn đề”.
Theo một khảo sát thú vị tại Mỹ năm 2005 về các nhân viên "có vấn đề", được Công ty Luật Halliwells tiến hành lên l.600 nhân viên bộ phận quản lý nhân sự thì có tới 24% trong số đó cho biết, họ phải dành một lượng thời gian "đáng kể" để xử lý các nhân viên "có vấn đề".
Thế nào là một nhân viên “có vấn đề”?
Cách nói nhân viên "có vấn đề" ám chỉ tới những nhân viên không thể tự giác hành xử một cách có trách nhiệm và chuyên nghiệp trong môi trường làm việc của công ty.
 Đối phó với những kiểu nhân viên như thế này là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất đối với các nhà quản lý, đặc biệt là trong các doanh nghiệp (DN) nhỏ. Không phải nhà quản lý nào cũng thích phô trương quyền lực bằng việc lên án hay chỉ trích người khác, dù trong đời tư hay trong công việc. Nhưng, khi xuất hiện những nhân viên "có vấn đề" trong DN thì bạn cần nhanh chóng nghênh diện với nó. Nếu chậm chễ, những nhân viên này sẽ làm xói mòn tinh thần làm việc chung và anh hưởng tới hiệu quả công việc.
Nhà tư vấn Bon Turknett của Tạp chí Entrepreneur (Nhà doanh nghiệp) từng nhận định: “Đối với nhiều công ty, khép chặt kỷ luật đối với nhân viên là một công việc không dễ dàng. Các nhà quản lý thường có khuynh hướng trì hoãn việc này, hy vọng mọi chuyện sẽ tự chúng giải quyết lấy, song mọi sự chỉ tồi tệ hơn”.
Những vấn đề của đối tượng nhân viên này thể hiện dưới nhiều dạng khác nhau như:Chủ nghĩa tiêu cực, định kiến trước nhiều vấn đề (điều này có thể rất nguy hiểm vì nó dễ lây nhiễm sang những nhân viên khác); cách ăn nói bỗ bã; thậm chí nói tục với đồng nghiệp, với khách hàng, với cả nhà quản lý. Không những thế, một vài nhân viên “có vấn đề” này có xu hướng phê phán và chỉ trích các “sếp”. Thực ra, không phải nhân viên “có vấn đề” nào cũng là những kẻ vô tích sự hoặc chỉ thích gây sự. Trong số đó, không ít người thực sự có năng lực, thậm chí còn là nhân tài của công ty. Song, những nết xấu của các nhân vật này là nỗi phiền toái chung, đòi hỏi nhà quản lý phải có biện pháp phù hợp cho từng đối tượng.
Vai trò của môi trường làm việc
Có nhiều nguyên nhân khác nhau cho những hành vi "có vấn đề" của nhân viên mà không phải nguyên nhân nào cũng dễ nhận biết cho các nhà quản lý. Những nguyên nhân này có thể liên quan tới công việc hoặc đời tư, tới vấn đề hành vi hoặc sức khoẻ; bị đưa đẩy do người bên ngoài hoặc bên trong công ty; bị tác động bởi những thay đổi trong công việc, bởi sự thăng tiến của đồng nghiệp hoặc có thể do áp lực công việc ngày một tăng...
Trước tiên, các nhà quản lý cần phải nhìn lại chính mình. Hãy bảo đảm rằng, các nguyên nhân từ trong công ty luôn là tối thiểu. Trong một môi trường làm việc tốt sẽ ít xuất hiện những nhân viên chuyên gây rắc rối hay "có vấn đề". Nói cách khác, một công ty hoạt động tốt, có các chính sách "đối nội" cởi mở và những cách tiếp cận nhân viên hệ thống, bài bản sẽ hạn chế tối đa sự xuất hiện của những nhân viên có vấn đề.
Một môi trường làm việc nghiêm túc, tổ chức tốt và thân thiện sẽ giúp nhân viên công ty xác định được mong đợi chính đáng và hợp lý từ công ty.
Các bước đối phó với nhân viên “có vấn đề”
Những vấn đề từ các nhân viên chuyên gây rắc rối này sẽ nhanh chóng được phát hiện trong một công ty có tổ chức và quản lý tốt. Nếu được giải quyết nhanh chóng, các vấn đề rắc rối sẽ không thể trở thành vấn đề bề nổi của công ty.. Nhưng nếu nhân viên này tiếp tục gây rối, người quản lý cần có các biện pháp quyết liệt hơn và xử lý một cách có trình tự. Bước đầu, nhà quản lý có thể giao cho nhân viên này các mục tiêu phải hoàn thành, theo đó là các mức kiểm tra, đánh giá. Nếu nhân viên cố tình không hoàn thành công việc, sau đó sẽ là các hình thức kỷ luật vớt mức độ tăng dần: từ cảnh cáo (kèm cơ hội để "kháng cáo"), gửi thư thông báo về khả năng bị sa thải và cuối cùng là chính thức đuổi việc. Trong suốt quá trình này, nhà quản lý phải tỏ ra công minh, lý trí thay vì quá trọng tình cảm.
Dưới đây là một vài gợi ý để một nhà quản lý có thể đối phó hiệu quả với những nhân viên có vấn đề :
>> Thảo các quy định thành văn bản: Nhà quản lý cần thảo ra nội quy của công ty và đề nghị nhân viên hiểu và tôn trọng các quy định đó. Trong đó bao gồm các định nghĩa thế nào là "làm việc kém hiệu quả", "không hoàn thành nhiệm vụ được giao" hay "làm trái quy định" cùng với các chi tiết về thủ tục kiểm tra, đánh giá.
>> Luôn kiểm soát: Những cuộc họp thẳng thắn nhằm thảo luận về hành vi không hợp lý của nhân viên "có vấn đề" là cần thiết và không nên né tránh... Cuộc họp cần tổ chức sao cho các bên đều có thể tham gia và phát biểu một cách thoải mái nhất.
>> Hãy biết lắng nghe: Các nhà quản lý DN nhỏ thiếu kinh nghiệm nhiều khi tự cho rằng nhân viên của mình đã thông thạo công việc, song, qua vài cuộc họp với các nhân viên làm việc kém năng suất có thể cho thấy nguyên nhân chính lý giải cho sự chậm trễ hay lười biếng trong công việc hoặc những phản kháng lại bắt nguồn từ việc chuyên môn chưa đạt yêu cầu hoặc chưa thành thục một kỹ năng nào đó. Trong những trường hợp này, các chỉ dẫn và các khoá tập huấn sẽ hợp lý hơn các biện pháp kỷ luật hay đuổi việc.
>> Giữ công bằng: Hãy áp dụng các yêu cầu và quy định như nhau với tất cả các nhân viên trong công ty. Không nên có sự thiên vị.
>> Thiết lập các cơ sở lập luận: Hãy thiết lập mối liên hệ giữa các hành vi không đúng của các nhân viên "có vấn đề" với lợi ích chung của DN cũng như với tôn chỉ, mục đích của DN. Bên cạnh đó, hãy cố gắng nhìn vấn đề từ góc độ của chính nhân viên đó . Nhà quản lý nên tập trung xử lý "làm gương những trường hợp đặc biệt.
>> Tránh sự đối đầu không cần thiết: Hãy giải thích một cách thiện chí với nhân viên gây rắc rối về tầm quan trọng của cuộc họp. Đừng tỏ ra đối địch với họ. Mọi khiển trách hay kỷ luật nếu có hãy để sau.
>> Công nhận các cố gắng: Nhà quản lý DN cần phải quan sát, ghi nhận và nên có các hình thức khen thưởng, khích lệ phù hợp với những trường hợp nhân viên từng có vấn đề song đã nỗ lực phấn đấu và trở thành một nhân viên tốt trong công ty.
>> Sa thải: Nếu sau tất cả những nỗ lực từ nhà quản lý mà nhân viên "có vấn đề" vẫn không có biến chuyển tích cực nào thì sa thải là điều nên làm để đảm bảo môi trường làm việc tốt nhất cho tất cả các nhân viên. Quyết định này cần phải được xem xét cẩn thận.
Một chú ý là nhà quản lý cần phải lưu hồ sơ nhân sự về các sai phạm của nhân viên này, bản tóm tắt các buổi họp rút kinh nghiệm, khiển trách, cảnh cáo... cũng như các cảnh báo trước khi chính thức sa thải.
Rõ ràng, đối phó với đối tượng nhân viên này luôn là một trong những công việc đau đầu nhất của các nhà quản lý nhân sự trên khắp thế giới. Nó đòi hỏi ở nhà quản lý sự khôn khéo đồng thời cả sự quyết liệt nhằm bảo vệ môi trường làm việc tốt nhất cho các thành viên trong công ty. Nguồn:
Tạp chí Thế giới Doanh nhân Số lượt đọc:
787
-
Cập nhật lần cuối:
19/11/2008 10:18:33 AM |