Quản lý thời gian công sở

Một thực tế cho thấy rằng hiện nay dân công sở họ đang để lãng phí thời gian của mình. Không biết do vô tình hay hữu ý mà họ không sử dụng thời gian làm việc của mình một cách triệt để để làm việc. Bên cạnh mục đích làm việc, thì họ lại sử dụng thời gian để làm các việc của cá nhân mình, để lướt web, để chát,..Hậu quả của việc lãng phí đó là ảnh hưởng xấu đến chất lượng công việc, làm “đau đầu” nhà lãnh đạo.

Bài viết này đề cập đến nguyên nhân chủ yếu của việc lãng phí thời gian nơi công sở và các cách để quản lý tốt thời gian nơi công sở.

Hiện nay đang xuất hiên một hiện tượng khá phổ biến làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên công sở là họ tiêu tốn thời gian làm việc không hiệu quả. Họ không dành thời gian để chuyên tâm vào công việc mà làm việc chỉ là ứng phó, thời gian còn lại họ dành cho những lĩnh vực khác mà họ quan tâm. Thái độ làm việc trên xuất phát từ hai nguyên nhân: từ ý thức chưa tốt của mỗi nhân viên và ảnh hưởng từ cách quản lý của nhà lãnh đạo.

Nhân viên công sở chưa có ý thức “giờ nào, việc nấy”

Trong giờ làm việc họ kết hợp "ba trong một", tức là ngoài làm việc còn tiện thể nhiều việc khác như: buôn điện thoại, chat mail, lên internet giết thời gian, buôn dưa lê với đồng nghiệp, ..đang làm việc nhưng nếu vì những lý do trên họ sẵn sàng dừng công việc để làm những việc khác. Thái độ làm việc này gây ra sự lãng phí thời gian rất to lớn mà nhiều người hoặc vô tình hoặc có biết nhưng vẫn "mackeno", vờ như không biết.

Nhà lãnh đạo chưa quản lý tốt nhân viên của mình

Một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian của nhân viên là cách quản lý của nhà lãnh đạo còn chưa tốt. Vô hình chung gián tiếp nhà lãnh đạo đã tạo điều kiện cho sự lãng phí thời gian của nhân viên. Dưới đây là một số nguyên nhân lãng phí thời gian bắt nguồn từ nhà lãnh đạo:

1. Sự phân công công việc không hợp lý khiến cho nhân viên phải làm việc trái với sở trường của mình.

2. Môi trường làm việc: có tác động trực tiế đến thái độ làm việc của nhân viên. Môi trường làm việc đầy cảm xúc bất mãn thì không thể nào có nhân viên làm việc chăm chỉ được.

3. Những nhân viên do thiếu kỹ năng làm việc, hoặc không được hỗ trợ đúng mức dẫn đến không đủ khả năng làm việc, gây chán nản dẫn đến không thiết tha công việc, họ sẽ dành thời gian để làm việc họ thích để giải tỏa sự chán nản đó.

4. Hệ thống khích lệ nhân viên của công ty không kịp thời, không thỏa đáng. Những nhân viên làm tốt không được đánh giá hoặc công nhận xứng đáng thì không còn tiếp tục muốn làm việc tốt nữa, họ sẽ chểnh mảng công việc, dành thời gian cho những gì mà ho quan tâm, ưa thích.

Bên cạnh một môi trường làm việc kích thích sự sáng tạo, nhà quản lý tài ba “biết dùng người” là những người nhân viên có ý thức trong trách nhiệm công việc. Tất cả những điều đó sẽ mang lại thành công cho công ty và cho từng nhân viên trong môi trường đó.

Vậy làm thế nào để đạt được điều đó, đó là sự phụ thuộc giữa đối tượng nhà quản lý và cá nhân nhân viên. Sau đây là các cách giúp nhà quản lý và nhân viên quản lý tốt thời gian làm việc của mình.

Nhà quản lý giúp nhân viên quản lý thời gian làm việc

Nhà lãnh đạo muốn nhân viên của mình dành nhiều thời gian cho công việc thì cần phải khắc phục triệt để những nguyên nhân gây ra tình trạng lãng phí thời gian đó. Nhà lãnh đạo cần có những cách sau:

1. Yêu cầu nhân viên có bảng mô tả công việc thật chi tiết và những yêu cầu bắt buộc về phụ trách công việc, bao gồm: kỹ năng chuyên môn, tính cách con người,...giúp nhân viên làm việc đúng sở trường, hăng hái dành thời gian cho công việc

2. Xd văn hóa công ty, môi trường làm việc văn minh, tiên itến.: Các qui định, chính sách, hệ thống khen thưởng công ty đưa ra đảm bảo tính hợp lý, công bằng sẽ tạo động lực cho nhân viên hết mình vì công việc, đương nhiên họ sẽ dành thời gian để chuyên tâm vào công việc nhiều hơn.

3. Tao điều kiện để nhân viên mới có điều kiện làm quen và giải quyết công việc 1 cách tốt nhất. Điều này sẽ tao hứng thú, phát huy một cách triệt để sự nhiệt tình sẵn có, sẵn sàng cống hiến cho công ty.

4. Nhà lãnh đạo cần đưa ra các qui định có tính chất bắt buộc sau đối với nhân viên khi làm việc để tránh tình trạng láng phí thời gian: không được sử dụng chat mail tùy tiện, không buôn điện thoại thường xuyên lâu dài, không tu tập buôn dưa, không sử dụng internet vào việc riêng,...

Nhân viên tự quản lý thời gian làm việc của mình

Người nhân viên trong môi trường làm việc công sở phải có kế hoạch cho công việc của mình và tránh xa được những thói quen không cần thiết để thời gian làm việc chỉ phục vụ công việc, như thế mới đạt được hiệu quả. Sau đây là những cách giúp nhân viên tự quản lý thời gian của mình.

1. Lập kế hoạch cẩn thận, chi tiet cho từng công việc, chỉ làm một việc trong một thời điểm, nên có một quyển nhật kí làm việc để sắp xếp thứ tự công việc cần làm trong ngày. Liệt kê ra những công việc cần hoàn thành, dựa trên thứ tự quan trọng và khẩn cấp của công việc để sắp xếp thời gian và sự ưu tiên cần được giải quyết

2. Tắt điện thoại di động, không check mail liên tục để công việc không bị gián đoạn. Nên kiểm tra máy khoảng một giờ một lần; giới hạn tần suất check mail để tập trung vào công việc, không bị ảnh hưởng bởi những cuộc gọi, tin nhắn, e mail không kiểm soát.

3. Phải thực hiện nghiêm túc những gì đã đặt ra và nghiêm khắc với chính bản thân mình để có thể đảm bảo được tiến độ công việc và có nhiều thời gian dành cho những hoạt động khác.

4. Thay đổi bối cảnh làm việc để tạo điều kiện tốt nhất hoàn thành công việc (có thể làm việc ở nhà hay ngoài công sở để không có cảm giác bị quấy rầy, toàn tâm toàn ý với công việc).

  Về trang trước    Bản in    Gửi email    Về đầu trang