Quản lý sự thay đổi

KD344 Làm chủ sự thay đổi

KD546 Quản lý sự thay đổi và chuyển itếp

Chỉ có sự thay đổi là không thay đổi. Không một doanh nghiệp, một tổ chức nào có thể đứng yên mà không cần thay đổi.Vì vậy, nhà lãnh đạo không thể ngăn chặn sự thay đổi mà chỉ có thể tìm cách quản lý sự thay đổi.

Nhưng quản lý thay đổi là một trong những công việc rất khó khăn và nhạy cảm bởi nó dễ tác động đến tâm lý của nhiều người. Mục tiêu không rõ ràng, hay việc truyền thông tin không cụ thể...có thể dẫn tới hiểu lầm, gây tâm lý hoang mang, lo sợ đối với mọi thành viên.

Nhà lãnh đạo là người khởi xướng và thực hiện thay đổi cần phải nắm rõ thực hiện thay đổi như thế nào, theo nguyên tắc nào, duới hình thức nào để đạt được hiệu quả cao nhất.

Thay đổi trong doanh nghiệp là mọi quá trình cải itến cái cũ, hoặc thay thế cái cũ bằng cái mới một cách chủ động để tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp. Chẳng hạn thay đổi cách thức quản lý, liên kết, hợp nhất các bộ phận lại với nhau, thay để kế hoạch sản xuất, kinh doanh.

Việc thay đổi diễn ra mọi nơi, mọi cấp trong doanh nghiệp. Sự thay đổi chưa từng được thử nghiệm trong những trường hợp cụ thể. Không một ai có thể mô tả được việc thay đổi sẽ diễn ra như thế nào. Mỗi một thay đổi diễn ra trong một điều kiện cụ thể khác nhau, vì vậy có những thay đổi diễn ra trong những trường hợp tương tự nhau, nhưng kết quả lại khác nhau. Sự thay đổi diễn ra rất phức tạp. Một khía cạnh của tính phức tạp này là hầu hết các thay đổi đều đều có mặt tốt và mặt xấu. Một thay đổi, xét bên ngoài dường như hoàn toàn tốt, nhưng lại có thể chứa nhiều trở ngại và bất lợi về sau. Trong khi một sự viện có vẻ chứa nhiều rủi ro, thì lại tạo ra nhiều triển vọng và hiệu quả tốt đến mức không ngờ. Vì phức tạp và chưa được thử nghiệm, nên sự thay đổi rất khó quản lý.

Trong quá trình tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm những thay đổi. Hầu hết mọi thay đổi đều rơi vào một trong bốn hình thức thay đổi sau: thay đổi cơ cấu, thay đổi quy trình, thay đổi văn hóa, cắt giảm chi phí.

Thay đổi cơ cấu: Với thay đổi này, doanh nghiệp được xem như một cỗ máy với các bộ phận chức năng. Nhà lãnh đạo cô gắng định hình lại những bộ phận này để đạt hiệu suất tổng thể cao hơn. Các hoạt động sáp nhập, mua lại, hợp nhất hay bán lại các bộ phận đang hoạt động... là những ví dụ về thay đổi cơ cấu

Thay đổi quy trình: thường tập trung vào việc thay đổi cách thức thực hiện công việc, nhằm thúc đẩy công việc thực hiện nhanh hơn, hiệu quả hơn, đáng tin cậy hơn và ít tốn kém hơn. Ví dụ thay đổi cách đưa ra quyết định, cách làm thông tin cho website

Thay đổi văn hóa: Tập trung vào khía cạnh con người như các mối quan hệ với khách hàng, hay quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới trong doanh nghiệp. Chẳng hạn thay đổi từ quản lý theo kiểu mệnh lệnh và điểu khiển sang cách thức quản lý dân chủ, với sự tham gia của mọi người

Cắt giảm chi phí: tập trung vào việc cắt giảm những hoạt động không cần thiết hoặc thực hiện những biện pháp để thu hẹp tối đa mọi chi phí.

Mọi thay đổi đều nảy sinh dưới tác động của những tiến khoa học và công nghệ, các tác nhân xã hội và pháp luật, các yếu tố kinh tế. Trong đó nhân tố ảnh hưởng nhất là kinh tế.

Khoa học và công nghệ: Sự phát triển của khoa học công nghệ đang thay đổi toàn bộ cuộc sống của con người. Trong doanhh nghiệp hàng loạt những thay đổi đang diễn ra: từ cách lãnh đạo, quản lý, cách làm việc, tới các dịch vụ, sản phẩm, chiến lược...Ví dụ khi internet phát triển, thì xu hướng ngày càng có nhiều người không thích tới văn phòng trực itếp làm việc, mà ngồi tại nhà làm việc online.

Xã hội : Sự phát triển của doanh nghiệp không thể tách rời sự thay đổi của môi trường xã hội với ba nhân tố chính công luận, thông tin, pháp luật. Chẳng hạn càng ngày con người càng quan tâm tới những vấn đề mang tính chất toàn cầu như môi trường, tài nguyên thiên nhiên. Người tiêu dùng đòi hỏi hàng hóa phải là loại không gây tổn hại cho môi trường và đòi hỏi các nhà sản xuất phải có trách nhiệm với vấn đề ô nhiễm trong sản xuất. Các doanh nghiệp không thể bỏ ngoài tai những ý kiến của công chúng. Sự bùng nổ thông tin ngày ngay, dẫn tới những thay đổi to lớn, đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm bắt và xử lý nhanh nhạy, kịp thời. Những quy định của pháp luật cũng yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi đề phù hợp.

Kinh tế: những áp lực cạnh tranh về tài nguyên, nguồn nhân lực, lợi nhuận, chi phí...đòi hỏi các doanh nghiệp phải cô gắng tìm cách thay đổi hàng hóa, dịch vụ, cách lãnh đạo, quản lý của mình.

Thay đổi chính là cơ hội để phát triển doanh nghiệp, phát triển năng lực lãnh đạo, cũng như phát triển nhân viên trong doanh nghiệp.

Phát triển doanh nghiệp: Quá trính thay đổi sẽ làm mới doanh nghiệp: nâng cao tính cạnh tranh, mở rộng quy mô hoạt động, nâng cao năng suất làm việc. Sự thay đổi cách quản lý, lãnh đạo phù hợp hơn là động lực để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Phát triển năng lực lãnh đạo: Sau mỗi lần khởi xưởng, thực hiện thay đổi, nhà lãnh đạo có thêm kỹ năng và kinh nghiệm quản lý sự thay đổi. Thay đổi vừa là trách nhiệm, vừa là thách thức và cũng là cơ hội đối với nhà lãnh đạo. Chẳng hạn khi itp nhận một doanh nghiệp làm ăn kém hiệu quả, thì công việc quan trọng của nhà lãnh đạo là phải thực hiện thay đổi để doanh nghiệp hoạt động tốt hơn. Công việc đó không phải là dễ dàng. Và khi nhà lãnh đạo thực hiện thành công, thì rõ ràng họ đã tạo được uy tín, vị trí đối với doanh nghiệp mới itếp nhận.

Phát triển nhân viên: Thay đổi chính là cơ hội nhà lãnh đưa đến để nhân viên nhận ra khả năng làm việc của bản thân mình. Làm mãi một việc, trong mãi một nhóm, theo mãi một cách thức làm nhân viên có cảm giác chây lì, thậm chí tin rằng sẽ không thể có cách nào làm khác hơn được, mình cũng không còn khả năng gì khác. Khi thay đổi, nhân viên có cơ hội để nhận ra những khả năng khác của mình. Thay đổi sẽ tạo ra nhiều vấn đề mới, kích thích tranh luận, phát triển mọi năng lực làm việc của nhân viên

Nhà lãnh đạo là người khởi xướng và lôi kéo mọi người vào quá trình thay đổi. Vì vậy, họ phải xây dựng được lòng tin ở mọi người, phài thay đổi bản thân trước khi yêu cầu người khác thay đổi và phải tạo được sự tự chủ cho mọi người, thì họ mới có thể thực hiện được quá trình thay đổi

Phải xây dựng được lòng tin ở mọi người: Nhà lãnh đạo càng được nhiều người tín nhiệm thì những thay đổi đưa ra càng được nhiều người ủng hộ. Nhà lãnh đạo phải tạo được niềm tin ở nhân viên, và bản thân họ cũng phải tin tưởng ở nhân viên. Khi xây dựng được sự tin tưởng lẫn nhau, thì mọi thay đổi đều có thể sẵn sàng thực hiện.

Phải thay đổi bản thân trước khi yêu cầu người khác thay đổi: Không thể thay đổi người khác, nếu như bản thân mình không thay đổi. Ở vị trí đứng đầu doanh nghiệp, nhà lãnh đạo phải là người thực hiện thay đổi đầu tiên, để mọi người hiểu rõ lợi ích của việc thay đổi, và tin tưởng vào sự thay đổi sắp tới. Chỉ khi đó, nhà lãnh đạo mới có được sự ủng hộ từ các nhân viên.

Phải để mọi người làm chủ sự thay đổi: Nhà lãnh đạo thành công là người biết lôi kéo tất cả mọi người vào quá trình thay đổi và để họ có được quyền tự chủ trong mọi thay đổi. Nếu không có sự tựchủ, sự thay đổi chỉ là tạm thời, và mọi người thực hiện thay đổi với thái độ bằng mặt chứ không bằng lòng. Không có nó, có thể nhà lãnh đạo sẽ phải liên tục vẽlại những chỉ dẫn thay đổi cho mọi người.

Quản lý sự thay đổi là một quá trình và nhà lãnh đạo nên thực hiện thay đổi theo các bước: lập kế hoạch thay đổi, thường xuyên giao itếp, phát triển các hoạt động hỗ trợ kế hoạch, đánh dấu điểm mốc, đánh giá thay đổi. Thay đổi là vấn đề hết sức nhạy cảm, khó khăn, vì vậy trong mỗi bước thực hiện quản lý sự thay đổi, đòi hỏi nhà lãnh đạo phải hết sức linh hoạt, mềm dẻo và sáng tạo. Nhà lãnh đạo phải tạo cho nhân viên cảm giác an tâm và cho họ thấy rằng mình luôn sát cánh bên họ trong mỗi bước thay đổi.

STT	Các bước	Nội dung
1	Lập kế hoạch	Nhà lãnh đạo phải lập một kế hoạch chi itết mục tiêu thay đổi, thời gian và cách thức thực hiện thay đổi, phương thức đánh giá kết quả thay đổi. Bản kế hoạch phải đơn giản, khả thi, xác định được vai trò, trách nhiệm của mỗi thành viên, phải được sừ đồng nhất của những người có liên quan.
2	Thường xuyên giao itếp	Nhà lãnh đạo sử dụng mọi phương tiện giao itếp để giải thích cho mọi người biết hiểu rõ kế hoạch thay đổi đưa ra. Trong quá trình thực hiện thay đổi, mọi người liên quan tới dự án thay đổi phải thường xuyên trao đổi, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, rõ ràng cho nhau
3	Phát triển các hoạt động hỗ trợ kế hoạch	Gồm các chương trình thí điểm, huấn luyện và hệ thống đào tạo. Các chương trình thí điểm tạo cơ hội cho mọi ngươi thử nghiệm với việc thực hiện thay đổi, và khắc phục những thiếu sót trước khi áp dụng rộng rãi. Các chương trình huấn luyện, đào tạo giúp mọi người nâng cao kỹ năng khi thực hiện thay đổi Hệ thống khen thưởng để kích thích, động viên mọi người thực hiện tốt.
4	Đánh dấu các điểm mốc	Đánh dấu những mốc thành công đạt được trong quá trình thực hiện thay đổi để biết được itếđn độ thực hiện công việc, giữ vững tinh thần làm việc của nhân viên.
5	Đánh giá kết quả thực hiện thay đổi.	Khi dự án thay đổi kết thúc, nhà lãnh đạo phải đánh giá được mức độ hiệu công việc đạt được tới đâu, dựa trên mục tiêu đề ra trong bản kế hoạch. Đồng thời phải đánh giá, ghi nhận, khen thưởng những nô lực của mọi thành viên.

  Về trang trước    Bản in    Gửi email    Về đầu trang