Doanh nhân và thông tin kinh doanh

Thông tin kinh doanh bao gồm những thông tin trong nội bộ và ngoài doanh nghiệp, liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó. Doanh nhân thường thu thập thông tin kinh doanh từ các kênh truyền thông trong tổ chức, qua tiếp xúc với đối tác và khách hàng, hay từ các nguồn trên Internet, báo chí, ti vi, điện thoại...

Thông tin kinh doanh sẽ làm cơ sở giúp doanh nhân ra các quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp. Những thông tin này rất có thể sẽ gây nên tình trạng thừa, thiếu thông tin hoặc có nhiều thông tin gây nhiễu, tác động xấu đến việc ra quyết định của doanh nhân.

Làm cách nào để doanh nhân có được thông tin phù hợp, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh tối ưu cho doanh nghiệp?

Muốn vậy, doanh nhân cần biết cách thu thập, lưu trữ, phân tích, đánh giá thông tin hiệu quả để đưa ra các quyết định kinh doanh tốt nhất.

Thu thập thông tin kinh doanh ngay từ giai đoạn đầu giúp doanh nhân có cái nhìn toàn cảnh về vấn đề cần giải quyết. Những thông tin được cập nhật và bổ sung thêm trong các giai đoạn sau, giúp doanh nhân đưa ra các phương án lựa chọn tốt nhất và kiểm soát các phát sinh trong quá trịnh thực thi quyết định.

Tại mỗi giai đoạn của quá trình ra quyết định kinh doanh, thông tin kinh doanh đóng một vai trò khác nhau như sau:

Giai đoạn 1: giai đoạn thu thập thông tin kinh doanh: Toàn bộ thông tin mà doanh nhân thu thập được tại giai đoạn 1 sẽ là cơ sở để doanh nhân phân tích, đánh giá và đưa ra vấn đề cần quyết định, mục tiêu hướng tới, cũng như căn cứ để thiết kế các giải pháp cho giai đoạn sau. Nếu thông tin tại giai đoạn này không được thu thập cẩn thận và đầy đủ, doanh nhân sẽ không có được cái nhìn toàn cảnh, chính xác về vấn đề kinh doanh. Dẫn đến các giai đoạn sau của quá trình ra quyết định sẽ gặp nhiều sai sót, phung phí nhiều sức lực và thời gian mà hiệu quả lại không cao. Doanh nhân thường phải đưa ra các quyết định kinh doanh có mức độ quan trọng khác nhau, do đó tính chất thông tin cũng sẽ thay đổi theo mức độ quyết định cần đưa ra.

Giaiđoạn 2 - giai đoạn thiết kế: Thông tin kinh doanh mới được doanh nhân cập nhật và xử lý thường xuyên bên cạnh thông tin đã có, sẽ đảm bảo các phương án được đưa ra tốt nhất. Thông tin kinh doanh này sẽ bổ sung cho nguồn thông tin đã có, giúp doanh nhân khắc phục sự thiếu hụt về thông tin và đặt lại mục tiêu đã đưa ra tại giai đoạn 1 - nếu phát hiện mục tiêu không phù hợp. Việc thu thập, phân tích và đánh giá thêm những thông tin mới, đảm bảo doanh nhân sẽ đưa ra nhiều phương án có chất lượng cao và khả thi hơn.

Giai đoạn 3 - giai đoạn lựa chọn phương án: Thu thập thêm thông tin giúp bổ sung và hoàn thiện phương án được lựa chọn. Khi phát hiện các phương án đã có không khả thi, thông tin kinh doanh mới có thể là cơ sở để doanh nhân đưa ra phương án mới hoàn chỉnh hơn. Sẽ khó có phương án nào là tối ưu ngay khi hình thành, mà thường chỉ có phương án được đánh giá tốt nhất. Do vậy, thông tin thu thập thêm có thể là giải pháp cho những thiếu sót của phương án đă có, nhằm thỏa măn tốt nhất mục tiêu đã đề ra.

Giai đoạn 4 - giai đoạn thẩm tra: Nắm bắt thông tin một cách đầy đủ tại mọi thời điểm sẽ giúp doanh nhân theo dõi, kiểm tra và điều chỉnh các phát sinh có thể xảy ra trong quá trình thực thi phương án lựa chọn. Thực tế nhiều biến động khó có thể dự đoán trước, vào bất cứ thời điểm nào cũng có thể xảy ra những điều ngoài mong đợi. Nếu doanh nhân thiếu nhạy cảm, thờ ơ hoặc bỏ qua các thông tin hàng ngày, vấn đề phát sinh sẽ không được kiểm soát kịp thời và có thể đưa đến một kết quả xấu cho dù có một phương án tốt đi chăng nữa.

Qua các phương tiện truyền thông, trao đổi cùng khách hàng, đối tác hay những thông tin xuất phát từ nội bộ doanh nghiệp, doanh nhân có thể thu thập được những thông tin cần thiết. Những thông tin này sẽ là cơ sở cho việc hình thành nên các quyết định của doanh nhân.

Thu thập thông tin từ các phương tiện truyền thông: Hàng loạt các phương tiện truyền thông như: internet, ti vi, đài, điện thoại, sách báo, tạp chí... sẽ cung cấp lượng thông tin vô cùng phong phú cho doanh nhân. Đó có thể là các thông tin về nền kinh tế trong nước cũng như của thế giới, thông tin về các ngành nghề, các số liệu thống kê, dự báo… Doanh nhân cần khai thác có định hướng, trọng tâm những nguồn thông tin này, để tránh được tình trạng thừa, thiếu thông tin, hoặc thông tin gây nhiễu.

Thu thập thông tin từ khách hàng, đối tác: Những cuộc chuyện trò, trao đổi cùng đối tác, khách hàng đôi khi mang lại rất nhiều thông tin bổ ích cho doanh nhân. Khi trò chuyện cùng khách hàng, doanh nhân có thể hướng câu chuyện về xu hướng của thị trường, nhu cầu người tiêu dùng, thăm dò ý kiến của họ về các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của công ty, chất lượng phục vụ…cũng như việc nắm bắt được các đối thủ cạnh tranh của mình.

Thu thập thông tin ngay trong chính doanh nghiệp: Công ty nào cũng có những thông tin nội bộ đánh giá về xu hướng phát triển kinh doanh, cũng như của thị trường. Những cuộc họp chính thức hay không chính thức, những báo cáo của quản lý, của nhân viên hay những cuộc thăm dò ý kiến cá nhân, sẽ là những nguồn thông tin quý báu. Nhân viên các bộ phận: kế toán, dự án, kinh doanh, marketing, chăm sóc khách hàng... sẽ biết cách phân loại, tập hợp và chọn lọc thông tin kinh doanh phục vụ cho từng vấn đề cần giải quyết.

Chẳng hạn như từ bộ phận kế toán: Các thông tin kế toán ghi chép theo dõi tất cả mọi hoạt động của doanh nghiệp: về tài sản, các khoản nợ và kết quả hoạt động của nó trong một giai đoạn nhất định. Qua đó, doanh nhân có được những thông tin chính xác và đầy đủ về hoạt động của doanh nghiệp, tạo cơ sở cho những quyết định trong tương lai .

Nhiều doanh nghiệp đă sử dụng các phần mềm công nghệ để thực hiện việc lưu trữ thông tin kinh doanh trong nội bộ công ty. Thông tin kinh doanh được lưu trữ tốt tức là được cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác và phải đảm bảo tính tuyệt mật. Dựa trên khả năng lưu trữ tốt thông tin, doanh nhân dễ dàng tìm được những nguồn thông tin mình cần và có ích cho việc ra những quyết định kinh doanh đúng đắn.

Lưu trữ thông tin kinh doanh cũng có nghĩa là đảm bảo an toàn thông tin cho thông tin đó, tránh việc thông tin “bốc hơi”, lọt vào "mắt" người khác hoặc thông tin sai lệch. An toàn ở đây được hiểu là một chiến lược về thông tin mang tính phòng thủ, tức là thông tin được thống nhất trong nội bộ và có thể được cung cấp cho nhà quản trị kịp thời, đầy đủ và chính xác với yêu cầu bảo mật tuyệt đối. Không ít những nhà quản trị doanh nghiệp đã nghĩ tới việc này và đi tới quyết định xây dựng, triển khai một kế hoạch an toàn thông tin cho doanh nghiệp. Có như vậy thông tin mới thực sự có giá trị và có tác dụng với các hoạt động kinh doanh.

Ngày nay, hầu hết doanh nghiệp đều sử dụng các phần mềm công nghệ để lưu trữ thông tin. Tùy tính chất công việc mà mỗi công ty lựa chọn phần mềm quản lý thông tin khác nhau, có thể là mạng nội bộ, internet, phần mềm quản trị thông tin BI,… Việc lưu trữ thông tin không chỉ dừng lại ở việc chuyển những thông tin hiện có về dạng điện tử, rồi phân phối và đưa đến cho người dùng mà còn phải làm sao để nhà quản lý dễ dàng lấy được và có thể tổ chức chúng hiệu quả.

Việc lưu trữ thông tin giúp doanh nhân có một kho thông tin tương đối đầy đủ về các mặt, các vấn đề liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Lượng thông tin cả cũ và mới này ít nhiều sẽ có liên quan đến vấn đề doanh nghiệp cần giải quyết. Và trên cơ sở đó, doanh nhân dễ dàng thiết kế được các phương án giải quyết. Nếu lượng thông tin đã sử dụng chưa đủ thì có thể tham khảo thêm từ những thông tin được lưu trữ trước đó.

Nhà quản lý có thể sử dụng cả công nghệ và con người để phân tích, đánh giá thông tin kinh doanh về mặt định lượng và định tính. Những thông tin này cần được phân tích theo 3 bước là phân loại, so sánh, liên hệ với các loại thông tin và hoàn cảnh khác nhau. Thông qua trao đổi đánh giá, phân tích thông tin trong doanh nghiệp, doanh nhân đánh giá được thuận lợi và rủi ro của doanh nghiệp trong tình hình mới và có những phương án đối phó tối ưu nhất.

Sau khi được thu thập, các thông tin kinh doanh cần được phân tích mọi mặt, bởi nó có tác động nhiều đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các thông tin kinh doanh cần được phân tích theo các bước sau:

• Phân loại rồi sắp xếp vào từng loại vấn đề. Phải tách ngay đâu là tin vịt, tin đồi thổi, tin đánh lạc hướng và tin đáng tin cậy.

• So sánh trực tiếp và gián tiếp với những số liệu, những thông tin đã có. Suy rộng ra xem thử “Ở đây có vấn đề gì?”. Dựa trên cơ sở phân tích những thông tin đang có trong tay mà tổng hợp thành thông tin mới, tức là biết biến cái chưa rõ ràng thành cái hiển nhiên để có thể sử dụng kịp thời và có bài bản.

• Liên hệ với những điều đã biết: Dựa trên những khái niệm và phạm trù đã biết để mô tả thông tin mới. Ví dụ, phương pháp hệ thống hóa thông tin marketing cho phép thấy được đâu là thông tin trên mặt, đâu là thông tin nằm phía sau, phía dưới, giúp đem lại nhiều thành quả cho công ty trên thương trường.

Các thông tin kinh doanh cần được phân tích cẩn thận cả về mặt định tính (tính chất, tác động…) và định lượng (những con số thống kê). Các phần mềm công nghệ ngoài chức năng lưu trữ thông tin, còn có thể phân tích thông tin về mặt định lượng. Nhà lãnh đạo/quản lý đóng vai trò phân tích thông tin về mặt định tính. Nếu người lãnh đạo hay nhà quản lý không thể cùng lúc đảm nhiệm công việc này thì nên giao cho người có năng lực và có đủ thời gian để thực hiện. Nhân viên này có thể là người làm việc ở bộ phận marketing, hoạch định chính sách chiến lược của công ty hoặc bộ phận phát triển kinh doanh. Nhiệm vụ quan trọng nhất của nhân viên này là phải xử lý sơ bộ và kiểm soát chất lượng những thông tin nhận được và có thể đưa ra những thông tin mới có giá trị phục vụ cho việc lập kế hoạch cho tương lai.

Việc đánh giá thông tin kinh doanh nên được trao đổi trong doanh nghiệp. Nhà quản lý có thể điều hành việc này theo 3 bước sau: Thứ nhất là cần có một nhóm tham gia vào việc đánh giá và phân tích những thông tin nổi bật nhằm tìm kiếm sự đồng thuận về những cơ hội và rủi ro trong tương lai cho hoạt động kinh doanh. Thứ hai là cần tiến hành thảo luận những thông tin đó trong một bức tranh rộng lớn, liên hệ với những mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai. Thứ ba là cần liên kết thông tin đó với thực tế để đi đến những mục tiêu hợp lý và có bước đi cụ thể để đạt mục tiêu đó.

Phân tích, đánh giá thông tin giúp doanh nhân thấy được bức tranh rộng lớn của cả doanh nghiệp trong mối liên hệ với thông tin đó. Dựa trên cơ sở là phân tích, đánh giá các thông tin mới và thông tin được lưu trữ, doanh nhân có thể thấy thuận lợi và rủi ro trong kinh doanh và vạch ra các phương án giúp doanh nghiệp đối phó với tình hình đó. Nếu các phương án giải quyết vấn đề không khả quan th́ doanh nhân có thể quay lại hân tích thêm một số thông tin khác để có được phương án tối ưu hơn.

  Về trang trước    Bản in    Gửi email    Về đầu trang